{"id":4527,"date":"2020-01-08T16:24:48","date_gmt":"2020-01-08T15:24:48","guid":{"rendered":"https:\/\/juergenweimann.com\/neueseite2023\/?p=4527"},"modified":"2023-02-03T11:25:20","modified_gmt":"2023-02-03T10:25:20","slug":"wandel-im-vorzimmer","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/juergenweimann.com\/wandel-im-vorzimmer\/","title":{"rendered":"Wandel im Vorzimmer"},"content":{"rendered":"
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Bisher habe ich noch keine Sparkasse erlebt, in der es kein Vorzimmer f\u00fcr den Vorstand gibt. Hier werden Telefonate organisiert, Termine koordiniert, Besucher herzlich empfangen, Sitzungen vorbereitet und noch vieles mehr. Eine Situation, die bereits seit Jahrzehnten so ist. Betrachtet man die Arbeitswelt, so hat sich diese in den letzten Jahren massiv ver\u00e4ndert. Daher ist es an der Zeit, ein Konzept, welches jahrzehntealt ist, auf den Pr\u00fcfstand zu stellen. Ein Pl\u00e4doyer f\u00fcr die Neuausrichtung der Vorzimmer.<\/strong><\/p>\n

Zu Beginn meiner Karriere im Jahre 1997 war die Arbeitswelt noch eine ganz andere. E-Mails waren nur teilweise verbreitet, die Hauptkan\u00e4le der Kommunikation waren der Brief und das Telefon. Heute ist die E-Mail aus der Gesch\u00e4ftswelt nicht mehr wegzudenken und viele Vorg\u00e4nge sind digitalisiert. Vorst\u00e4nde k\u00f6nnen direkt mit Mitarbeitern und Gesch\u00e4ftspartnern in den Dialog treten, die Eingangspost ist ebenso deutlich zur\u00fcckgegangen und die Notwendigkeit f\u00fcr Diktate, die verschriftlicht werden m\u00fcssen, ist ebenso stark r\u00fcckl\u00e4ufig. Blickt man in andere Bereiche der Sparkasse, so haben sich dort bereits zahlreiche Konzepte mit der Assistenz-Situation besch\u00e4ftigt. Vor allem im Firmenkundenbereich wurden Prozesse so ver\u00e4ndert, dass diese fallabschlie\u00dfend vom Betreuer \u00fcbernommen werden k\u00f6nnen und daher deutlich weniger Unterst\u00fctzungsleistungen notwendig sind. W\u00e4hrend sich die Rolle der Assistenz in anderen Bereichen also gewandelt hat, ist die im Bereich der Vorstandsb\u00fcros oftmals konstant geblieben. Nat\u00fcrlich haben sich auch hier Arbeitsweisen ver\u00e4ndert, rein quantitativ sind die Kapazit\u00e4ten aber in vielen F\u00e4llen gleich geblieben.<\/p>\n

Aus meiner Sicht braucht es vor allem eine in Teilen neue Ausrichtung der Vorzimmer. Denn w\u00e4hrend die reinen Sekretariatsaufgaben in allen mir bekannten Sparkassen gleich sind, kenne ich nur wenige Sparkassen, die in ihren Vorzimmern Menschen besch\u00e4ftigen, die die Vorst\u00e4nde auch inhaltlich unterst\u00fctzen. Damit meine ich Impulsgeber, Projektleitung von strategisch bedeutenden Projekten\/Ma\u00dfnahmen, \u201eOhr in der Belegschaft\u201c, Sparringspartner f\u00fcr Ideen der Vorst\u00e4nde. Manche H\u00e4user haben \u201eReferentenstellen\u201c oder Teile dieser Aufgaben werden durch die Unternehmenssteuerung \u00fcbernommen. Die aktuelle Marktsituation erfordert zum einen schnelle Entscheidungen, gleichzeitig muss aber auch die Stimmung in der Belegschaft im Fokus der Vorst\u00e4nde stehen. Hierzu braucht es \u201eBr\u00fcckenbauer\u201c, eine Art interne Unternehmensberater, die die Vorst\u00e4nde darin unterst\u00fctzen, die Sparkasse zukunftsf\u00e4hig zu machen. Ich empfehle daher ein Pooling der reinen \u201eSekretariatsaufgaben\u201c, ohne eine feste Zuordnung jeweils eines Mitarbeiters auf die einzelnen Vorstandsmitglieder. Hier k\u00f6nnten ebenso weitere Effizienzen, zum Beispiel im Pooling mit den Assistenzen aus dem FK oder Private Banking Bereich, entstehen. Nat\u00fcrlich ist hier der Einzelfall \u2013 vor allem in\u00a0\u00a0baulicher Hinsicht und aus Gr\u00fcnden der Vertretung \u2013 zu pr\u00fcfen. Zum anderen sollte bei kleinen bis mittleren Sparkassen mindestens f\u00fcr den Vorsitz ein pers\u00f6nlicher Berater vorhanden sein, in gr\u00f6\u00dferen Sparkassen f\u00fcr jedes Ressort. Ja, das mag erst einmal bedeuten, dass h\u00f6here Kosten notwendig sind als vorher. Gleichzeitig wird dadurch aber auch eine h\u00f6here Wertsch\u00f6pfung f\u00fcr die Sparkasse entstehen, die sich z. B. in niedrigeren Sachkosten f\u00fcr Unterst\u00fctzungsleistungen, die heute oft externe Berater \u00fcbernehmen, niederschl\u00e4gt. Keine Sparkasse braucht heute Kapazit\u00e4ten in Form von hoch bezahlten Beratern einzukaufen, um z. B. \u00a0Vorstandsbeschl\u00fcsse zu erstellen, dennoch werden j\u00e4hrlich hohe Summen f\u00fcr ebendiese T\u00e4tigkeiten an Unternehmensberatungen gezahlt. Zus\u00e4tzlich zur h\u00f6heren Wertsch\u00f6pfung entsteht eine gr\u00f6\u00dfere Produktivit\u00e4t in Projekten, da durch die Federf\u00fchrung sichergestellt ist, dass die vom Vorstand vorgegebenen Rahmenbedingungen nicht operativ zerredet werden. Und nicht zu vergessen die Strahlwirkung in die gesamte Sparkasse, wenn Ver\u00e4nderung auch vor der Vorstandsetage nicht Halt macht.
\nDie ideale Besetzung dieser Stellen erfolgt durch starke Pers\u00f6nlichkeiten, die weniger dem Vorstand gefallen wollen, sondern die Sparkasse inhaltlich voranbringen m\u00f6chten. Hier geht es bewusst nicht um rein ausf\u00fchrende Mitarbeiter, sondern um Menschen, die mit den Vorst\u00e4nden auf Augenh\u00f6he kommunizieren k\u00f6nnen.<\/p>\n

Die Aufgaben in den Sparkassen sind so unterschiedlich, dass hier keine pauschale Empfehlung m\u00f6glich ist. Inspirieren m\u00f6chte ich Sie aber, \u00fcber folgende Fragen nachzudenken:<\/p>\n