{"id":4426,"date":"2019-06-10T16:09:18","date_gmt":"2019-06-10T14:09:18","guid":{"rendered":"https:\/\/juergenweimann.com\/neueseite2023\/?p=4426"},"modified":"2022-02-16T16:24:20","modified_gmt":"2022-02-16T15:24:20","slug":"produktivitaetskiller-meetings","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/juergenweimann.com\/produktivitaetskiller-meetings\/","title":{"rendered":"Produktivit\u00e4tskiller Meetings"},"content":{"rendered":"<div class=\"fusion-fullwidth fullwidth-box fusion-builder-row-1 fusion-flex-container nonhundred-percent-fullwidth non-hundred-percent-height-scrolling\" style=\"--awb-border-radius-top-left:0px;--awb-border-radius-top-right:0px;--awb-border-radius-bottom-right:0px;--awb-border-radius-bottom-left:0px;\" ><div class=\"fusion-builder-row fusion-row fusion-flex-align-items-flex-start\" style=\"max-width:calc( 1100px + 0px );margin-left: calc(-0px \/ 2 );margin-right: calc(-0px \/ 2 );\"><div class=\"fusion-layout-column fusion_builder_column fusion-builder-column-0 fusion_builder_column_1_1 1_1 fusion-flex-column\" style=\"--awb-bg-size:cover;--awb-width-large:100%;--awb-margin-top-large:0px;--awb-spacing-right-large:0px;--awb-margin-bottom-large:0px;--awb-spacing-left-large:0px;--awb-width-medium:100%;--awb-spacing-right-medium:0px;--awb-spacing-left-medium:0px;--awb-width-small:100%;--awb-spacing-right-small:0px;--awb-spacing-left-small:0px;\"><div class=\"fusion-column-wrapper fusion-flex-justify-content-flex-start fusion-content-layout-column\"><div class=\"fusion-separator fusion-full-width-sep\" style=\"align-self: center;margin-left: auto;margin-right: auto;margin-top:20px;margin-bottom:20px;width:100%;\"><\/div><div class=\"fusion-text fusion-text-1\"><p><strong>Kennen Sie das Gef\u00fchl, von Termin zu Termin zu hetzen? Von einem Meeting zum n\u00e4chsten? Besonders bei Vorst\u00e4nden und F\u00fchrungskr\u00e4ften wird der Tag vor allem durch Besprechungen strukturiert. Doch ist die Teilnahme an \u201eBesprechungen\u201c wirklich produktive Arbeit oder eher genau das Gegenteil? Die Antwort h\u00e4ngt ma\u00dfgeblich von drei Faktoren ab: Der Vorbereitung, der Unternehmenskultur und der Haltung der Teilnehmer. Vor allem unter dem Gesichtspunkt der sinkenden Betriebsergebnisse bei Sparkassen sollten Sie die Besprechungen in Ihrer Sparkasse genauer unter die Lupe nehmen.<\/strong><\/p>\n<p>Gleich vorweg: Besprechungen sind ein wichtiger und sinnvoller Bestandteil von Organisationen. Gleichzeitig behaupte ich aber, dass mindestens 40% der heute durchgef\u00fchrten Besprechungen Geld verbrennen, da dabei keine Wertsch\u00f6pfung f\u00fcr die Sparkasse stattfindet. Sicher wird keiner der Organisatoren von Meetings mit Absicht eine unproduktive Besprechung organisieren. Dennoch haben Sie sicher auch bereits eine solche vor Augen, an der Sie selbst teilgenommen haben. Die angesprochenen 40% laufen grob folgenderma\u00dfen ab:<\/p>\n<ul>\n<li>Der Termin wird in den Kalender eingestellt, z. B. mit der Beschreibung \u201eSchnittstellen Vertriebsmanagement\u201c \u2013 h\u00e4ufig also mit einer Beschreibung, die bez\u00fcglich des Ziels dieser Besprechung viel Interpretationsspielraum zul\u00e4sst; erg\u00e4nzt durch eine PowerPoint-Pr\u00e4sentation<\/li>\n<li>Zum Termin erschienen die Eingeladenen, aus H\u00f6flichkeit mit einem Block oder iPad, aber ohne jegliche spezifische Vorbereitung, denn jeder wei\u00df: jetzt startet das \u201ebetreute Vorlesen\u201c durch den Einladenden<\/li>\n<li>Der Einladende erl\u00e4utert anhand der Pr\u00e4sentation, um was es in der Besprechung geht \u2013 und dann wird munter diskutiert<\/li>\n<li>Man trennt sich, ausgesprochen, aber ohne klare und verbindliche Vereinbarungen mit den Worten \u201eGut, dass nun alle eingebunden sind, ich stelle einen neuen Termin ein.\u201c<\/li>\n<\/ul>\n<p>Das Faszinierende ist, dass fast allen Beteiligten w\u00e4hrend dieses Meetings der Umstand bewusst ist, dass es sich um eine Besprechung handelt, die keinen Mehrwert bringt \u2013 und dennoch \u201espielen\u201c alle mit. Im Nachgang wird dies zwar in der Kaffeek\u00fcche kundgetan, aber w\u00e4hrenddessen werden alle zu \u201eMitt\u00e4tern\u201c des gemeinschaftlichen Zeit- und Geldverbrennens. F\u00fcr produktive Besprechungen lohnt es sich daher, die folgenden Punkte kritisch zu reflektieren.<\/p>\n<h2><strong>Vorbereitung<\/strong><\/h2>\n<p>Nehmen Sie an keiner Besprechung mehr teil, in der Ihnen nicht im Vorhinein klar ist, was das Ergebnis sein soll. Nur wenn das Ergebnis klar ist, k\u00f6nnen Sie sich spezifisch vorbereiten. Als Initiator einer Besprechung definieren Sie klare Kriterien, was mit den beteiligten zusammen erreicht werden soll. Damit ist ganz bewusst keine Agenda mit Inhalten der Besprechungen gemeint, da in einer solchen Agenda meist nur die Themen aufgeschrieben werden, die besprochen werden sollen. Nehmen wir das Beispiel einer Besprechung zur Schnittstelle zwischen Vertrieb und Marktfolge. In einer Agenda w\u00fcrde etwas wie \u201eDefinition der Schnittstelle Vertrieb\/Marktfolge\u201c stehen. Ist das ein klares Ergebnis? Nein! Warum soll diese Definition stattfinden? Sollen z. B. die Kreditlaufzeiten verk\u00fcrzt, Zeiten im Vertrieb oder in der Marktfolge verringert, die Qualit\u00e4t am Kunden oder etwas anderes erreicht werden? Fragen Sie sich daher vor jeder Besprechung: Was wollen wir erreichen? Sind Sie der Einladende, dann kommunizieren Sie diese Ergebniskriterien bereits in Ihrer Einladung, so kann jeder sich spezifisch vorbereiten. Erhalten Sie eine Einladung zu einer Besprechung, die diese Informationen nicht enth\u00e4lt, so kontaktieren Sie den Einladenden und erfragen die Ergebniskriterien, um das Ziel der Besprechung klar zu verstehen. Einfach \u201enur so zusammensetzen\u201c kann zwar gesellig sein, ist aber unproduktiv. Gleichzeitig sollten Sie als Einladender erwarten, dass sich alle Beteiligten spezifisch vorbereitet haben. Dadurch k\u00f6nnen in der Besprechung Anmerkungen\/Fragen gekl\u00e4rt, aber nicht mehr die gesamten Unterlagen \u201evorgelesen\u201c werden. Sollten Beteiligte unvorbereitet kommen, wird das Meeting abgebrochen und ein neuer Termin vereinbart. Klingt das f\u00fcr Sie zu \u201ehart\u201c, dann k\u00f6nnen Sie den Weg von Amazon gehen: Dort beginnt jede Besprechung mit 10-15 Minuten \u201eReading Time\u201c, in der sich alle Beteiligten in die Unterlagen einlesen k\u00f6nnen, um danach dar\u00fcber zu diskutieren.\u00a0Dies setzt aber voraus, dass Sie \u2013 wie im Falle Amazon \u2013 keine PowerPoint-Pr\u00e4sentationen verwenden, sondern die zu diskutierenden Vorschl\u00e4ge ausformuliert vorliegen, damit jeder die Gedankeng\u00e4nge nachvollziehen und reflektieren kann.<\/p>\n<h2><strong>Unternehmenskultur<\/strong><\/h2>\n<p>Neben der mangelnden Vorbereitung und der fehlenden Ergebnisorientierung in vielen Besprechungen werden h\u00e4ufig \u201eElefantenrunden\u201c durchgef\u00fchrt. Ab einer Zahl von \u00fcber 10 Menschen werden Besprechungen h\u00f6chst unproduktiv. Denn entweder verliert man sich in Diskussionen, oder mehrere Menschen haben nur wenig bis nichts zum Thema beizutragen. Achten Sie daher bereits bei der Einladung darauf, wer wirklich notwendig ist, um die gew\u00fcnschten Ergebnisse zu erreichen. Einbindungen aus Ego-Gr\u00fcnden \u00e0 la \u201e\u2026die Orga muss bei uns immer mit eingebunden sein\u201c oder \u201eWenn Frau X bei der Erarbeitung nicht dabei war, dann\u2026\u201c, vermeiden Sie bitte k\u00fcnftig strikt. Wer nichts zum Ergebnis beizutragen hat, ist nicht dabei. F\u00fcr viele Sparkassen bedeutet diese Haltung einen kompletten Kulturwandel. \u00dcber viele Jahre wurde auf eine \u201ebreite Beteiligung\u201c und s\u00e4mtliche Befindlichkeiten Einzelner R\u00fccksicht genommen. Daher wirken vielleicht manche dieser Vorschl\u00e4ge f\u00fcr Sie fremd. Und Anfangs wirken sie ebenso verst\u00f6rend f\u00fcr einige Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. Halten Sie diese anf\u00e4nglichen Abwehrreaktionen aus, denn hat erst einmal eine gewisse Anzahl an Mitarbeitern die Besprechungen der neuen Art erlebt, m\u00f6chten diese nie mehr anders arbeiten. Es mag auch zu einzelnen Beschwerden kommen, z. B. weil man einer Besprechung verwiesen wurde, weil man nicht vorbereitet war, oder weil man nicht mehr eingeladen war \u2013 \u201ewie fr\u00fcher\u201c. Auch hier gilt: aushalten! Sie werden schnell merken, wie sich die Haltung in der Belegschaft immer mehr ver\u00e4ndert und eine Kultur der fokussierten Produktivit\u00e4t entsteht.\u00a0Nicht nur die Anzahl der teilnehmenden Menschen an Besprechungen hat entscheidende Auswirkungen, sondern nat\u00fcrlich auch die Anzahl an Besprechungen als solches. Braucht es f\u00fcr dieses oder jenes Thema wirklich ein Meeting? Warum kann man es nicht via Email, Telefonkonferenz, Videokonferenz erledigen? Ist es TATS\u00c4CHLICH notwendig? Dann \u2013 und nur dann \u2013 ist eine Besprechung das richtig gew\u00e4hlte Format.<\/p>\n<h2><strong>Haltung der Teilnehmer<\/strong><\/h2>\n<p>Findet eine unproduktive Besprechung statt, so ist das der \u201eVerdienst\u201c aller Teilnehmer. Fragen Sie sich daher kritisch: Was habe ich getan, das dieses Meeting schnell zum Ergebnis f\u00fchrt? Einfach nur dasitzen und sich wundern, sollten Sie sich selbst zuliebe absolut vermeiden. Denn neben der Sch\u00e4digung Ihres eigenen Arbeitgebers, schaden Sie vor allem sich, indem Sie wertvolle Lebenszeit verschwenden. Wenn Ihr Part in einer Besprechung beendet ist, dann verlassen Sie diese vorzeitig und warten nicht bis zum Ende der Besprechung. Wenn Sie vom Einladenden keine konkreten Ergebniskriterien f\u00fcr die Besprechung bekommen, dann erfragen Sie diese im Vorfeld. Helfen Sie sich gegenseitig innerhalb der Besprechung, den Fokus auf das Ergebnis nicht zu verlieren. Am wirksamsten sind hier Fragen in der \u201eIch-Perspektive\u201c zu stellen, z. B. \u201eIch hatte verstanden, dass wir heute X erreichen wollen, nun diskutieren wir Y \u2013 aus welchen Grund?\u201c So sorgen Sie innerhalb einer Besprechung daf\u00fcr, dass sie auf dem k\u00fcrzesten Weg zum Ergebnis kommen. Jeder von uns kennt Situationen, in denen die eigene Leidenschaft mit einem durchgeht und man voller Emotion den Fokus verliert. Da ist es hilfreich, Kolleginnen und Kollegen an der Seite zu haben, die einem durch ihre R\u00fcckfragen helfen, wieder Fokus zu gewinnen. Dies setzt ebendiese Haltung voraus: weg davon, Recht haben zu wollen, hin zum Fokus auf das Ergebnis. H\u00e4ufig finden in Besprechungen Machtspiele statt, in denen es einzig darum geht, wer gewinnt oder wer verliert. F\u00fcr die Sparkasse sind diese Arten von Besprechungen h\u00f6chst gef\u00e4hrlich, da sie die Unternehmenskultur vergiften und sich ebenso negativ auf das Betriebsergebnis auswirken. Wenn Sie das n\u00e4chste Mal von einer Kollegin oder einem Kollegen einen Beitrag oder Vorschlag h\u00f6ren, der Ihnen vollkommen absurd und unangemessen vorkommt, dann versuchen Sie, nicht gleich loszupoltern und Ihren Standpunkt klarzumachen, sondern halten einen Moment inne und reflektieren anhand der Frage: \u201eWas, wenn sie\/er Recht hat?\u201c. Ich meine hier wirkliches Reflektieren, aus Neugierde und dem Wunsch, etwas f\u00fcr das Unternehmen erreichen zu wollen \u2013 und nicht Reflektieren, um selbst Recht zu behalten. Auch wenn viele sich so intensiv mit ihrer Funktion innerhalb der Sparkasse identifizieren \u2013 was grunds\u00e4tzlich sehr gut ist \u2013 geht es nicht um Sie pers\u00f6nlich. Es geht darum, f\u00fcr alle Menschen, die die Sparkasse vereint und in der Region betreut, durch Ihr Handeln einen Mehrwert schaffen.<\/p>\n<p>Funktionieren alle dieser drei Punkte ab sofort und bei allen Besprechungen? Nein. Lohnt es sich dann, trotzdem damit anzufangen und so jeden Tag ein St\u00fcck produktiver zu werden? Absolut ja. Seien Sie die Ver\u00e4nderung, die Sie sich f\u00fcr Ihre Sparkasse w\u00fcnschen.<\/p>\n<\/div><div ><a class=\"fusion-button button-flat fusion-button-default-size button-default fusion-button-default button-1 fusion-button-default-span fusion-button-default-type\" style=\"--button-border-radius-top-left:0;--button-border-radius-top-right:0;--button-border-radius-bottom-right:0;--button-border-radius-bottom-left:0;\" target=\"_self\" href=\"https:\/\/juergenweimann.com\/wp-content\/uploads\/sites\/3\/2019\/06\/1905-Produktivit\u00e4tskillter-Meetings.pdf\"><span class=\"fusion-button-text\">Artikel als PDF <\/span><\/a><\/div><div class=\"fusion-separator fusion-full-width-sep\" style=\"align-self: center;margin-left: auto;margin-right: auto;margin-top:20px;margin-bottom:20px;width:100%;\"><\/div><div ><a class=\"fusion-button button-flat fusion-button-default-size button-default fusion-button-default button-2 fusion-button-default-span fusion-button-default-type\" style=\"--button-border-radius-top-left:0;--button-border-radius-top-right:0;--button-border-radius-bottom-right:0;--button-border-radius-bottom-left:0;\" target=\"_self\" href=\"https:\/\/juergenweimann1.typeform.com\/to\/n655vW\"><span class=\"fusion-button-text\">R\u00fcckruf vereinbaren<\/span><\/a><\/div><div class=\"fusion-separator fusion-full-width-sep\" style=\"align-self: center;margin-left: auto;margin-right: auto;margin-top:20px;margin-bottom:20px;width:100%;\"><\/div><div ><a class=\"fusion-button button-flat fusion-button-default-size button-default fusion-button-default button-3 fusion-button-default-span fusion-button-default-type\" style=\"--button-border-radius-top-left:0;--button-border-radius-top-right:0;--button-border-radius-bottom-right:0;--button-border-radius-bottom-left:0;\" target=\"_self\" href=\"https:\/\/juergenweimann.com\/#newsletterabo\"><span class=\"fusion-button-text\">Keine Infos Verpassen &#8211; Newsletter abonnieren<\/span><\/a><\/div><\/div><\/div><\/div><\/div>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"","protected":false},"author":3,"featured_media":4424,"comment_status":"open","ping_status":"open","sticky":false,"template":"","format":"standard","meta":{"footnotes":""},"categories":[20,47,70],"tags":[22,45,69,46,73,16],"yoast_head":"<!-- This site is optimized with the Yoast SEO plugin v22.5 - https:\/\/yoast.com\/wordpress\/plugins\/seo\/ -->\n<title>Produktivit\u00e4tskiller Meetings - J\u00fcrgen Weimann: Managementberater f\u00fcr Sparkassen<\/title>\n<meta name=\"description\" content=\"Die Natur kennt nur zwei Zust\u00e4nde; entweder etwas w\u00e4chst, oder es stirbt. 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