{"id":4402,"date":"2019-04-09T11:11:26","date_gmt":"2019-04-09T09:11:26","guid":{"rendered":"https:\/\/juergenweimann.com\/neueseite2023\/?p=4402"},"modified":"2022-02-16T16:24:37","modified_gmt":"2022-02-16T15:24:37","slug":"produktivitaetskiller-e-mail","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/juergenweimann.com\/produktivitaetskiller-e-mail\/","title":{"rendered":"Produktivit\u00e4tskiller E-Mail"},"content":{"rendered":"<div class=\"fusion-fullwidth fullwidth-box fusion-builder-row-1 fusion-flex-container nonhundred-percent-fullwidth non-hundred-percent-height-scrolling\" style=\"--awb-border-radius-top-left:0px;--awb-border-radius-top-right:0px;--awb-border-radius-bottom-right:0px;--awb-border-radius-bottom-left:0px;\" ><div class=\"fusion-builder-row fusion-row fusion-flex-align-items-flex-start\" style=\"max-width:calc( 1100px + 0px );margin-left: calc(-0px \/ 2 );margin-right: calc(-0px \/ 2 );\"><div class=\"fusion-layout-column fusion_builder_column fusion-builder-column-0 fusion_builder_column_1_1 1_1 fusion-flex-column\" style=\"--awb-bg-size:cover;--awb-width-large:100%;--awb-margin-top-large:0px;--awb-spacing-right-large:0px;--awb-margin-bottom-large:0px;--awb-spacing-left-large:0px;--awb-width-medium:100%;--awb-spacing-right-medium:0px;--awb-spacing-left-medium:0px;--awb-width-small:100%;--awb-spacing-right-small:0px;--awb-spacing-left-small:0px;\"><div class=\"fusion-column-wrapper fusion-flex-justify-content-flex-start fusion-content-layout-column\"><div class=\"fusion-separator fusion-full-width-sep\" style=\"align-self: center;margin-left: auto;margin-right: auto;margin-top:20px;margin-bottom:20px;width:100%;\"><\/div><div class=\"fusion-text fusion-text-1\"><p><strong>Wie viele E-Mails bekommen Sie pro Tag? Wie viele davon in \u201eCC\u201c? Wie organisieren Sie Ihr Postfach? Diese und weitere Fragen sollten Sie sich stellen, denn E-Mails sind der Produktivit\u00e4tskiller Nummer 1. Bereits der kleine Briefumschlag in der Taskleiste oder die Autovorschau der ersten drei Zeilen f\u00fchrt dazu, dass Sie aus der Konzentration gerissen werden. Die Produktivit\u00e4t sinkt dadurch rapide. Warum Sie Ihre E-Mails nur noch zu festen Zeiten lesen sollten.<\/strong><\/p>\n<p>Unsere Hirnleistung ist nach einem erholsamen Schlaf zu Beginn des Tages nachweislich am gr\u00f6\u00dften. Die meisten Mitarbeiter besch\u00e4ftigen sich somit zum Zeitpunkt der h\u00f6chsten Hirnleistung mit den unwichtigsten Dingen. Nach dem Aufstehen erfolgen als erstes der Griff zum Smartphone, dann die Tageszeitung zum Fr\u00fchst\u00fcck und, angekommen in der Sparkasse, der Blick in das Postfach. Um 9 Uhr morgens schon 10 E-Mails beantwortet \u2013 wow, was ein produktiver Start in den Tag! Leider ist es nur eine gef\u00fchlte Produktivit\u00e4t; in Wahrheit haben Sie die beste Zeit des Tages mit Nichtigkeiten verschwendet. Reflektieren Sie selbst: Wie viel Prozent Ihrer t\u00e4glichen E-Mails k\u00f6nnten Sie mit der H\u00e4lfte Ihres Hirns beantworten?Ich nehme den Anteil der E-Mails, die man auch abends nach einem langen Arbeitstag\u00a0 beantworten k\u00f6nnte, mit 70% an. Abgesehen vom Tagesstart rei\u00dfen uns ankommende E-Mails oder Chatanfragen permanent aus der Konzentration; die Phasen tiefer konzentrierter Arbeit, in der man sich an einem St\u00fcck einer Sache widmet, sind daher auf ein Minimum geschrumpft. Gleichzeitig ist Produktivit\u00e4t mehr denn je notwendig. Drei Ans\u00e4tze zur Steigerung der Produktivit\u00e4t:<\/p>\n<ul>\n<li>Feste E-Mail-Zeiten<\/li>\n<li>Klarheit in der Formulierung<\/li>\n<li>Aussteigen aus dem \u201eCC-Spiel\u201c<\/li>\n<\/ul>\n<h2><strong>Feste E-Mail-Zeiten<\/strong><\/h2>\n<p>Finden Sie Zeiten, in denen Sie nicht erreichbar sind, sondern konzentriert Ihrer Arbeit nachgehen k\u00f6nnen. Dies betrifft im \u00dcbrigen nicht nur E-Mail und Chat, sondern ebenso das Telefon. Ich pers\u00f6nlich lese meine E-Mails dreimal am Tag und beantworte Sie zweimal am Tag. Morgens werfe ich einen Blick in die E-Mails, um anhand von Absendername und Betreff zu \u00fcberblicken, ob etwas ganz Dringendes passiert ist. Danach schlie\u00dfe ich das Mail-Programm wieder. Mit Ausnahme der Notf\u00e4lle beantworte ich die ersten E-Mails mittags und dann wieder abends. Dadurch gelingt es mir, all meinen Kunden eine zeitnahe R\u00fcckmeldung zu geben, gleichzeitig aber Phasen der Konzentration zu haben. Denn wenn ich in einem Workshop bin, einen Vortrag halte oder Menschen coache, bin ich ebenso nicht erreichbar. Sollten Sie beim Lesen dieser Zeilen im Kopf haben \u201eFunktioniert bei mir nicht, weil \u2026\u201c, melden sich lediglich alte Muster, die keine Ver\u00e4nderung wollen. Probieren Sie es einfach mal aus. Ja, es wird den einen oder anderen geben, der Ihnen zwei E-Mails hintereinander schreibt und zus\u00e4tzlich versucht, Sie telefonisch zu erreichen, doch wenn Sie klar kommunizieren, werden Sie schnell merken, wie Ihre Produktivit\u00e4t ansteigt.<\/p>\n<h2><strong>Klarheit in der Formulierung<\/strong><\/h2>\n<p>Haben Sie auch schon einmal \u201eE-Mail Pingpong\u201c gespielt? Sie schreiben eine E-Mail, bekommen eine Antwort, schreiben erneut, erhalten wieder eine Antwort und so weiter. H\u00e4ufig wird dieser Effekt durch unspezifische Kommunikation ausgel\u00f6st. Anstatt dem anderen nur eine Frage zu stellen, hilft in vielen F\u00e4llen, wenn man bereits seine eigene Meinung zu dieser Thematik kurz schildert, um ein \u201eWie siehst Du das?\u201c als Antwort zu verhindern. Ein anderes Beispiel: Bei der \u00dcbertragung von Arbeitsauftr\u00e4gen hilft oftmals die Formulierung eines \u201ePlan B\u201c, um sich die R\u00fcckfrage \u201eA geht nicht und jetzt?\u201c zu ersparen. Reflektieren Sie Ihre Formulierungen in E-Mails \u2013 sind diese f\u00fcr den Empf\u00e4nger klar? Ist alles gesagt, was f\u00fcr die komplette Erledigung notwendig ist? Je klarer Sie sind, desto weniger E-Mails werden Sie erhalten.<\/p>\n<h2><strong>Aussteigen aus dem CC-Spiel<\/strong><\/h2>\n<p>Sicher kennen Sie Aussagen wie die folgende: \u201eIch hatte Dich doch via E-Mail informiert!?\u201c. Wieder einmal versucht sich ein Kollege aus der Verantwortung zu stehlen, weil er Ihnen eine Information doch in \u201eCC\u201c geschickt hat. Bitte hinterfragen Sie jede E-Mail, die Sie in CC bekommen, h\u00f6chst kritisch. Was will der Absender damit bezwecken? Am Anfang ist dies eine Sisyphusarbeit, die sich aber langfristig lohnt. Beantworten Sie jede einzelne Mail: \u201eDanke f\u00fcr Deine E-Mail in CC, in Zukunft ist dies nicht mehr erforderlich.\u201c und klinken Sie sich so St\u00fcck f\u00fcr St\u00fcck aus der CC-Flut aus. Noch schlimmer sind die E-Mails in CC, bei denen der Absender gleichzeitig die Erwartung hat, dass Sie irgendeinen Arbeitsauftrag \u00fcbernehmen. Diese ignorieren Sie ab sofort einfach komplett; wer Ihre Hilfe braucht, darf Sie gerne pers\u00f6nlich ansprechen. Sollten Sie E-Mails in CC bekommen, weil Sie wissen wollen \u201edass der Vorgang erledigt ist\u201c oder der Mitarbeiter \u201emeinen Auftrag erledigt hat\u201c, dann hinterfragen Sie bitte diesen Glaubenssatz: K\u00f6nnen Sie Ihren Mitarbeitern wirklich nicht vertrauen? Wenn dies tats\u00e4chlich der Fall ist, dann werden es E-Mails in CC nicht l\u00f6sen. Bitte unterst\u00fctzen Sie ihren Mitarbeiter stattdessen dabei, dass k\u00fcnftige Arbeitsauftr\u00e4ge zuverl\u00e4ssig erledigt werden.\u00a0Vielleicht meldet sich auch Ihr Ego, weil es durch viele E-Mails Bedeutsamkeit erlangen m\u00f6chte und daher \u201eCC\u201c liebt, aber hier gilt: h\u00f6ren Sie nicht darauf!<\/p>\n<p>Vielleicht wird sich die Umsetzung dieser drei Hinweise zuerst komisch f\u00fcr Sie anf\u00fchlen oder Kolleginnen und Kollegen werden \u00fcberrascht reagieren. Halten Sie trotzdem durch \u2013 ich kann Ihnen versprechen: Sie werden begeistert davon sein, was Sie nun wirklich tagt\u00e4glich schaffen k\u00f6nnen.<\/p>\n<\/div><div ><a class=\"fusion-button button-flat fusion-button-default-size button-default fusion-button-default button-1 fusion-button-default-span fusion-button-default-type\" style=\"--button-border-radius-top-left:0;--button-border-radius-top-right:0;--button-border-radius-bottom-right:0;--button-border-radius-bottom-left:0;\" target=\"_self\" href=\"https:\/\/juergenweimann.com\/wp-content\/uploads\/sites\/3\/2019\/04\/Impulsletter-04-2019.pdf\"><span class=\"fusion-button-text\">Artikel als PDF <\/span><\/a><\/div><div class=\"fusion-separator fusion-full-width-sep\" style=\"align-self: center;margin-left: auto;margin-right: auto;margin-top:20px;margin-bottom:20px;width:100%;\"><\/div><div ><a class=\"fusion-button button-flat fusion-button-default-size button-default fusion-button-default button-2 fusion-button-default-span fusion-button-default-type\" style=\"--button-border-radius-top-left:0;--button-border-radius-top-right:0;--button-border-radius-bottom-right:0;--button-border-radius-bottom-left:0;\" target=\"_self\" href=\"https:\/\/juergenweimann1.typeform.com\/to\/n655vW\"><span class=\"fusion-button-text\">R\u00fcckruf vereinbaren<\/span><\/a><\/div><div class=\"fusion-separator fusion-full-width-sep\" style=\"align-self: center;margin-left: auto;margin-right: auto;margin-top:20px;margin-bottom:20px;width:100%;\"><\/div><div ><a class=\"fusion-button button-flat fusion-button-default-size button-default fusion-button-default button-3 fusion-button-default-span fusion-button-default-type\" style=\"--button-border-radius-top-left:0;--button-border-radius-top-right:0;--button-border-radius-bottom-right:0;--button-border-radius-bottom-left:0;\" target=\"_self\" href=\"https:\/\/juergenweimann.com\/#newsletterabo\"><span class=\"fusion-button-text\">Keine Infos Verpassen &#8211; Newsletter abonnieren<\/span><\/a><\/div><\/div><\/div><\/div><\/div>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"","protected":false},"author":3,"featured_media":4404,"comment_status":"open","ping_status":"open","sticky":false,"template":"","format":"standard","meta":{"footnotes":""},"categories":[20,47,70],"tags":[22,45,69,46,73,16],"yoast_head":"<!-- This site is optimized with the Yoast SEO plugin v22.5 - https:\/\/yoast.com\/wordpress\/plugins\/seo\/ -->\n<title>Produktivit\u00e4tskiller E-Mail - J\u00fcrgen Weimann: Managementberater f\u00fcr Sparkassen<\/title>\n<meta name=\"description\" content=\"Die Natur kennt nur zwei Zust\u00e4nde; entweder etwas w\u00e4chst, oder es stirbt. 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