Über eine Billion Installationen weltweit. 30 Millionen erstellte Präsentationen tagtäglich. Während Sie diesen Artikel lesen, finden weltweit ca. 63.000 PowerPoint-Präsentationen statt. Gigantische Zahlen der Präsentationssoftware PowerPoint von Microsoft. Doch wie viel Nutzen stiften all diese Präsentationen wirklich? Gerade bei den sommerlichen Temperaturen kommt die härteste „Powerpoint-Zeit“: Menschen sollen im Finsteren für Ideen begeistert werden. Aus meiner Sicht stiftet PowerPoint in den meisten Fällen keinen Nutzen, sondern killt Innovation, Produktivität und Geschwindigkeit.

Bei einem Kundentermin letzte Woche fragte mich die Assistentin zuvorkommend: „Was für einen Stecker brauchen Sie denn, um Ihren Laptop anzuschließen?“ Meine Antwort war: „Gar keinen, wir möchten uns unterhalten.“ Als mein Gesprächspartner den Raum betrat, fragte er: „Wurde Ihnen noch nicht geholfen, den Laptop anzustecken?“ Auch dieses Mal antwortete ich: „Doch, aber ich möchte mit Ihnen ins Gespräch kommen, denn erst wenn ich verstehe, was Ihre Problemstellung ist, kann ich Ihnen eine Lösungsstrategie präsentieren.“ Wer kennt solche oder ähnliche Situationen nicht: Wie lange ist Ihr letztes Meeting her, bei dem Sie in einem halbdunklen Raum saßen und nach vorne auf projizierte Folien starrten? Die meisten Präsentationen dieser Art haben eine Gemeinsamkeit: Sie sind langweilig und führen nicht dazu, konstruktiv ins Gespräch zu kommen. Besonders schlimm wird es, wenn PowerPoint nicht als Präsentationsmedium, sondern als Dokumentationsmedium genutzt wird. Schriftgröße 10 und ein für das Auge als ein Ganzes wahrgenommener Textblock sind dann meist die Folge. Die einzig sinnvollen Einsatzgebiete von PowerPoint sind:  Die kurze und knappe Präsentation von Thesen, Projektergebnissen oder zur Untermalung von Kernaussagen bei einer Keynote. Bei allen anderen Anwendungen sind andere Medien vorzuziehen. Aus meiner Erfahrung ergeben sich folgende Gefahren beim Einsatz von PowerPoint:

  • Diskussion verbleibt auf Überschriftenebene: Teilnehmer diskutieren/entscheiden auf der Basis von bunten Bildern und sehr reduzierten Inhalten bedeutende, strategische Themen, ohne ein wirklich gemeinsames Verständnis über das Zielbild zu haben. Dies mündet oftmals in Chaos bei der Umsetzung der vermeintlichen Ergebnisse.
  • Projektgeschwindigkeit sinkt drastisch: Statt Ergebnisse zu erzeugen, verbringt man Tage mit dem Erstellen oder „Schönmachen“ von Präsentationen indem man diskutiert, ob nun das Ablaufdiagramm durch Dreiecke, Linien oder Quadrate visualisiert werden soll.
  • Arbeitsergebnisse verschlechtern sich und die Innovation bleibt aus: Mehrere Stunden in einem abgedunkelten Raum sitzen und einer PowerPoint-Präsentation lauschen strengt an und ermüdet. Der Nährboden für kreative Lösungen und innovative Ideen schaut anders aus.
  • Sogenannte Workshops werden zu „Abnickveranstaltungen“: In einem wirklichem Workshop werden Ergebnisse für eine konkrete Problemstellung gemeinsam diskutiert und erarbeitet. Die Realität schaut oftmals so aus, dass ein in PowerPoint vorgefertigtes Programm abläuft und je schneller alle „ja“ sagen, desto besser ist es. Es erfolgt meist keine vorherige Vorbereitung der Teilnehmer auf die Inhalte und die Interaktion ist auf ein Minimum reduziert.

Vielleicht denken Sie sich gerade: Heißt das, dass nun kein PowerPoint mehr zum Einsatz kommt? Nein, es gibt Situationen und Themenstellungen, da ist die Präsentation von Folien ein wirkungsvolles Werkzeug. Folgende Voraussetzungen empfehle ich:

  • Kein Foliensatz mit mehr als 20 Folien: Unterstellt man eine Präsentationszeit von 3 Minuten je Folie, ergibt sich eine rechnerische Gesamtpräsentationsdauer von 60 Minuten.
  • In 80 % der Fälle kein PowerPoint mehr: Einsatz nur noch bei Präsentation von Ergebnissen im Entscheidungsgremium, Unterstützung einer Keynote auf einer Mitarbeiterveranstaltung (dann aber bitte NICHT mit Folien des Projekts, sondern komplett auf die Rede angepasste, reduzierte Folien, max. 10 Wörter pro Folie), Visualisierung von Inhalten im Rahmen eines ausformulierten Dokuments zur „Auflockerung des Textes“ mit Abbildungen.

Gerade im aktuellen Marktumfeld entscheidet neben der Qualität des Produkts oder der Dienstleistung die Organisationsgeschwindigkeit über die strategische Positionierung der Zukunft. Halten Sie sich daher nicht mit PowerPoint-Präsentationen auf, denn der Zeitaufwand betrifft ja nicht die Präsentation selbst, diese nimmt nur den kleinsten Zeitanteil in Anspruch. Die Vorbereitung, Abstimmung und Nachbearbeitung frisst die meisten Ressourcen. Seien es eigene Personal- oder Sachkosten von externen Beratern. Setzen Sie diese wertvollen Ressourcen für die Projektziele ein, nimmt jedes Projekt um mindestens 40 % an Geschwindigkeit gegenüber Projekten der bisherigen Vorgehensweise zu.

Alternativen zu PowerPoint gibt es viele, meine beiden Favoriten sind:

  • Strategiedokumente: ausformulierte, max. 5- bis 6-seitige Dokumente. Wer in ganzen Sätzen schreibt, denkt – und wer denkt, erzeugt bessere Ergebnisse.
  • Medientechnik: beliebige, von Flip-Chart über MindMaps, Post-Its etc., anschließend Foto- und Ergebnisprotokoll und bei Bedarf eine Weiterleitung der Bilder an einen Dienstleister zur Erstellung eines schriftlichen Protokolls.

Beide Varianten setzen eine Organisationskultur der Konsequenz voraus, denn ein Strategiedokument z. B. erfüllt nur seinen Zweck, wenn alle Mitarbeiter sich vor persönlichen Treffen, Telefon- oder Webkonferenzen damit auseinandergesetzt haben. Sonst entsteht der nächste Produktivitätskiller: Zeitinvestition, um alle auf einen Wissensstand zu bringen. Wer nicht vorbereitet ist, nimmt nicht am Meeting teil – oder das Meeting wird vertagt.

Schnelle Organisationen verwenden ihre Zeit lieber, um strukturiert nachzudenken, als zum betreuten Vorlesen von Folien. Fangen Sie am besten gleich damit an: Bei welchen Terminen können Sie heute auf PowerPoint verzichten?

 

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